GLOSARIO

Acciones: Cualquiera de las porciones iguales en las que se divide el capital de una corporación cuya propiedad se manifiesta a través de un certificado.

Accionista: Titular de una o más acciones, lo que le da la condición de Socio de una empresa adquiriendo determinados derechos.

Activo: Recursos con los que cuenta la empresa, como: bienes, inversiones, cuentas por cobrar, recursos monetarios en bancos.

Activo Circulante: Se refiere al activo que se estima se convertirá en líquido en un período de tiempo estimado. (como los stocks y cuentas por cobrar).

Activo Fijo: Son los activos que permanecen en la empresa. (como equipo, oficinas).

Apalancamiento: Grado de endeudamiento. En inglés Leverage. Cuando los beneficios obtenidos por una inversión son mayores al costo del endeudamiento para realizarla.

Capital: Recursos materiales que pueden generar un beneficio o renta.

Cash: En español efectivo, utilizado frecuentemente para referirse a que el pago se va a hacer de contado.

Cash Flow: Flujos de caja y recursos producidos.

Default: Acción de fallar a los pagos acordados.

Estado de Resultados: Informe financiero que muestra los ingresos, los gastos y el resultado de una empresa o negocio, ya sea como beneficio o pérdida, durante el periódo contable.
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Equilibrio financiero: Coordinación entre la disponibilidad de las inversiones y la exigencia de los medios utilizados para su financiamiento.

Estados contables: Información en la que se refleja el resultado económico obtenido en un período determinado, así como su situación financiera y patrimonial.

Estados de origen y aplicación de fondos: Informe que compara el patrimonio entre dos ejercicios contables, con el objetivo de identificar las fuentes de recursos financieros obtenidos en un ciclo de explotación y la forma en que éstos han sido aplicados.

Financiamiento necesario: Son los fondos necesarios en una empresa para poder desarrollar su actividad.

Float: Tiempo que transcurre desde que se inicia una operación comercial hasta su liquidación efectiva (fecha en la que se abona el valor en nuestra cuenta).

Flujo de caja: Entradas y salidas de caja que se producen dentro de una organización en un período determinado. Liquidez (en inglés: cash flow)

Flujos de fondos: Representan los ingresos y egresos reales de dinero que ocurren durante un tiempo.
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Inversionista: Aquel que da dinero a cambio de una proporción de la compañía.

Leasing financiero: La sociedad de leasing se compromete a entregar el bien, pero no a su mantenimiento o reparación y el cliente queda obligado a pagar el importe durante toda la vida del contrato, sin poder rescindirlo unilateralmente. Al final, podrá o no optar por la compra.

Leasing operativo: Arrendamiento de un bien, que puede ser revocable por el arrendatario en cualquier momento, con precio aviso. El arrendador es el propio fabricante o distribuidor del bien.

Libro diario: Refleja las operaciones diarias.

Logotipo: Emblema formado por letras o abreviaturas, distintivo de una empresa, marca o productos.

SOPORTES CONTABLES

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Donde se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa exijan.
Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológicos y consecutivos y de tal manera que sea posible su verificación. Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle.

SOPORTES DE CONTABILIDAD EXTERNOS

RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

RECIBO DE CONSIGNACIÓN

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORRO

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

FACTURA DE VENTA

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. Requisitos de la Factura: La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:
♦ Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso).
♦ Numeración en orden consecutivo. (preimpreso).
♦ Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso).
♦ Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.
♦ Fecha de expedición.
♦ Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
♦ Valor total de la operación
♦ El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Documentos equivalentes a la factura:

Son documentos equivalentes a la factura:
♦ Los tiquetes de maquinas registradoras
♦ Las boletas de ingreso a espectáculos públicos
♦ Los tiquetes de transporte.
♦ Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el gobierno
♦ Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago
♦ Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantías.
♦ Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro

Quienes no están obligados a facturar:

♦ Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras que realicen
♦ Los responsables inscritos en el régimen simplificado.
♦ Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a estos productos.
♦ Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad
♦ Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional
♦ Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta actividad
♦ Las empresas que prestan el servicio de transporte publico urbano o metropolitano de pasajeros

Factura de venta de Mercancía al contado.

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor, si la mercancía no esta gravada; si esta gravada se acredita también la cuenta impuesto sobre ventas por pagar. Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no esta gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita bancos o caja Factura de venta de Mercancía a créditoEl vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contable, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado o a crédito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido, por haber, presentado la mejor cotización.

COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRÉDITO

La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema. La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o jurídica. Por medio del contrato, el tarjeta habiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a través de este medio El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes; y, a sus vez, la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjeta habientes, deducido por el servicio un porcentaje de comisión que oscila entre el 5% y el 10%. Consignación del comprobante de venta:El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito en la cuenta corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidación y el formato establecido debidamente diligenciado.

CHEQUE

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

COMPROBANTE DE PAGO O DE EGRESO

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.

LETRA DE CAMBIO

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada. En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

PAGARÉ

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.